Excel para la Administración, Orientado a bases de datos.

 

 

 

EXCEL PARA LA ADMINISTRACIÓN, ORIENTADO A BASES DE DATOS (20 horas).

 

OBJETIVO GENERAL:

 

Que el participante aprenda cómo puede utilizar el EXCEL para trabajar con data que proviene de diversos sistemas de información, propios de cualquier empresa. De igual forma, se pretende enseñar diversas herramientas avanzadas orientadas a la transformación y al análisis profundo de la información, así como también la construcción de indicadores claves de desempeño.

 

Descripción GENERAL:

 

Este seminario está orientado a que el participante comience a crear informes básicos con el EXCEL y aprenda a construir y manejar bases de datos elementales. Al finalizar este seminario, los estudiantes aprenderán:

➢ Algunas herramientas que lo ayudarán a trabajar más rápido el Excel (como lo son las teclas rápidas),

➢ Cómo combinar cuadros con el Word y Power Point.

➢ Cómo crear y administrar bases de datos elementales y relacionarlas entre sí.

➢ Funciones de Texto, funciones de Fecha / Hora, funciones matemáticas y de búsqueda.

➢ Cómo generar reportes y resúmenes básicos a partir de éstas y otras BDD propias del entorno corporativo.

➢ Cómo automatizar parte de sus hojas de trabajo, a través de funciones que tomarán decisiones por ellos. (Funciones LÓGICAS, como el SI [IF], Y [AND], O [OR]).

➢ Algunas funciones avanzadas que ayudarán a hacer reportes complejos que involucren diversas variables (Funciones SUMIFS, COUNTIS, VLOOKUP con claves de concatenación),

➢ Tablas Dinámicas que emulan -de forma elemental- un software de BI,

➢ Dos herramientas que pronostican resultados (GOALSEEK y SCENARIO MANAGER).

➢ ¿Qué es el POWER QUERY, el POWER PIVOTS y LAS MACRO? (Introducción).

 

Descripción DETALLADA:

 

1. Elementos fundamentales de productividad con el MS EXCEL.

1.1. Repaso de algunas teclas rápidas del MS Excel.

1.2. Utilización de los formatos condicionales, partes A y B.

1.3. Utilización de Nombre de Rangos.

1.4. El uso de la validación = Caso básico y caso complejo.

1.5. Creación básica de Gráficas.

1.6. Utilización del comando Texto en Columnas.

1.7. Cómo utilizar el Mail Merge (Combinar Correspondencia).

1.8. Enlazar una página de Excel con WORD y con POWER POINT. (Con actualización automática).

1.9. Cómo proteger libros de trabajo

2. Manejo de LAS TABLAS del Excel. (Repaso opcional).

 

2.1. Creación elemental de una Tabla.

2.2. Convertir una tabla en un rango normal.

2.3. Cambiarle el nombre y el formato a una Tabla.

2.4. Agregar nuevas filas y columnas comunes a una Tabla. Agregar fila de Totales.

2.5. El Administrador de Nombres para saber cuántas tablas existen en un libro.

2.6. Filtrar datos de una Tabla: A través de forma CLÁSICA y con LA SEGMENTACIÓN DE DATOS.

 

3. Enseñar herramientas prácticas para MANIPULAR extensos volúmenes de datos y EXTRAER la información que nos interesa.

 

3.1. Funciones básicas = SUMA, PROMEDIO, MÁXIMO, MÍNIMO, etc.

3.2. Funciones de TEXTO y algunas aplicaciones prácticas.

3.3. Explicar qué hay detrás de una fecha y de una hora.

3.4. Funciones de Fecha y Horas.

 

4. Diseño elemental de bases de datos.

 

4.1. Definiciones y errores clásicos al utilizar el MS EXCEL como base de datos.

4.1.1. Abusar de las pestañas.

4.1.2. Separar información en varios cuadros.

4.1.3. Insertar espacios en blanco y cómo eliminarlos con los filtros.

4.1.4. Combinar celdas de forma vertical.

4.1.5. Inconsistencia en la base de datos.

 

4.2. Estudio de casos: Diferencia entre listados y bases de datos. Algunas aplicaciones.

 

4.2.1. ¿Cómo debería estar presentadas las Guía de TV y el listado las películas que dan en el cine?

4.2.2. RRHH: Plantilla de Excel diseñada para el Almacenamiento productivo de las Hojas de vida.

4.2.3. Base de datos utilizada por funcionario de Cable Onda para organizar registro y control de equipos retirados de clientes.

 

5. Funciones aplicadas a manejar bases de datos. (Parte A).

 

5.1. Uso completo de los Filtros del Excel.

5.2. Ordenar una base de datos.

5.3. Eliminar registros duplicados.

5.4. Funciones Matemáticas como SUMAR.SI o SUM.IF, CONTAR.SI, etc.

5.5. Función de Búsqueda BUSCARV o VLOOKUP.

5.6. El problema de los listados: ¿Qué ITEM, de un listado 1, está en el listado 2… Y viceversa.

6. FUNCIONES LÓGICAS:

 

6.1. Función Lógica SI (IF).

6.2. Funciones Lógicas Y, O (AND, OR).

6.3. Aplicación de funciones lógicas para la gestión de compras. (Elección de diversos proveedores).

6.4. Anidación de funciones lógicas = Aplicación de funciones lógicas para el cálculo de notas de alumnos.

 

7. Funciones aplicadas a manejar bases de datos. (Parte B).

 

7.1. Funciones Matemáticas como el SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS), CONTAR.SI.CONJUNTO (COUNTIFS) y el PROMEDIO.SI.CONJUNTO (AVERAGEIFS).

7.2. Aplicación práctica utilizando las funciones BUSCARV (VLOOKUP), el COINCIDIR (MATCH) y el INDICE (INDEX).

 

8. Las TABLAS DINÁMICAS (TD), como una herramienta práctica para transformar extensos volúmenes de información en ventaja competitiva. (Business Intelligence).

 

8.1. Mostrar cuál es el beneficio de una TD y su relación directa con el concepto BI. (Business Intelligence).

8.2. Enseñar cómo es la estructura básica de las TD.

8.3. Cambiar la forma de resumir los datos de una TD. (SUMA, RECUENTO, PROMEDIO, MÁXIMO, MÍNIMO, etc.).

8.4. Formatear rápidamente una TD.

8.5. Elegir la forma de presentar los reportes con la TD: Introducción a la Administración Multi-dimensional,

8.6. Ordenar los datos de una TD.

8.7. Introducción a las gráficas dinámicas.

8.8. Resúmenes personalizados de los datos en una TD. (% del total).

8.9. Filtrar los datos de una TD a través de LA SEGMENTACIÓN.

8.10. Creación de un campo calculado.

8.11. Agrupar y desagrupar Fechas y números dentro de una TD.

8.12. Actualizar una TD.

 

9. Mostrar algunas herramientas que ayudan a incrementar la productividad en los negocios.

9.1. La herramienta BUSCAR OBJETIVO.

9.2. El ADMINISTRADOR DE ESCENARIOS = Creación de diversos escenarios (Optimista, Esperado y/o Pesimista) con diversas plantillas utilizadas a lo largo de este curso

10. Introducción a las MACROS. (Aclaración: Es necesario un curso más intensivo para aprender este tema en detalle).

10.1. ¿Qué son y para qué sirven las Macros?

10.2. Mostrar cómo se graba de una macro elemental.

10.3. Mostrar cómo es la exploración y ejecución Paso a Paso de una macro, a través del Editor de Visual Basic.

10.4. Mostrar cómo se puede corrección una macro, a través del Editor de Visual Basic.

 

11. Introducción al POWER QUERY (PQ). (Aclaración: Un curso más intensivo es necesario para aprender este tema en detalle).

 

11.1. ¿Qué es, para qué sirve y dónde está ubicado, dependiendo de la versión de Excel?

11.2. Mostar cómo el PQ trabaja con distintos formatos. (xlsx, txt, Access, html, etc.)

11.3. Mostrar herramientas básicas de PQ para transformar la data. Por ejemplo:

11.4. Filtrar valores = Opciones avanzadas, con "N" CRITERIOS.

11.5. Dividir una columna. (Similar al caso Texto en Columna en Excel).

11.6. Columna con fórmulas básicas. (Sumar, Restar, Multiplicar y Dividir).

11.7. Reemplazar y/o eliminar valores… Reemplazar espacios en blanco por "null".

11.8. El comando RELLENAR, combinado con el “null”.

11.9. Mostrar HERRAMIENTAS DE CONSOLIDACIÓN. Por ejemplo:

11.9.1.Importar todos los NOMBRES DE ARCHIVOS de una carpeta a UNA SOLA hoja de EXCEL. (Incluyendo el tamaño del file, formato, fecha de creación, etc.).

11.9.2.Combinar -en cuestión de segundos, OJO- todos los archivos de una carpeta (y de tipo .txt o .xlsx) en UNA SOLA hoja de EXCEL y de forma "VERTICALIZADA".

11.10. Mostrar HERRAMIENTAS DE TRANSFORMACIÓN. Por ejemplo:

11.10.1. “DES-PIVOTAR”, NORMALIZAR o "VERTICALIZAR" información.

11.10.2. Inserción de columnas personalizadas con FÓRMULAS COMPLEJAS con FUNCIONES DE TEXTO, FUNCIONES DE FECHAS y FUNCIONES LÓGICAS.

12. Introducción al POWER PIVOTS. (Aclaración: Un curso más intensivo es necesario para aprender este tema en detalle).

12.1. ¿Qué es, para qué sirve y dónde está ubicado, dependiendo de la versión de Excel?

12.2. ¿Qué es EL MODELO DE DATOS y cómo se carga la información inicial allí?

12.3. Aprenda a relacionar las tablas y dígale ADIOS a las funciones BUSCARV, INDICE, COINCIDIR del Excel. Además, deles la bienvenida a las tablas con más de un 1,048,575 (=2^20-1) registros.

12.4. Introducción a las DAX (Data Analysis eXpressions) para POWER PIVOTS.